Une commande professionnelle apparaît dans la caisse puis dans une facture séparée.
Ce qui mérite votre attention
Facturer un client professionnel après avoir encaissé sa commande peut créer un doublon si les outils ne se parlent pas. Le chiffre d’affaires devient alors trop élevé dans les documents transmis. Il faut déterminer quel document porte la vente et comment l’autre référence permet simplement d’en suivre le paiement.
Les informations à réunir
Identifiez le circuit actuel : prise de commande, passage en caisse, émission de facture et règlement. Prenez quelques exemples récents avec leurs références et montants. Vérifiez avec le cabinet et l’éditeur du logiciel la manière de traiter ces opérations sans supprimer une trace utile ou modifier arbitrairement les données.
La décision à préparer
Formalisez une règle simple pour les ventes facturées et expliquez-la aux personnes concernées. Contrôlez une première période après changement pour repérer les doublons restants. La facture et l’encaissement doivent pouvoir être rapprochés facilement, même lorsqu’ils interviennent à plusieurs jours de distance.
Exemple pour votre boutique
Un restaurateur retire une commande, paie au comptoir et demande une facture pour son dossier. La caisse a déjà enregistré la vente, puis la facture est créée dans un autre outil. Vous présentez cet exemple au cabinet et au prestataire de caisse pour définir le circuit adapté. La facture et le paiement reçoivent des références qui permettent de les rapprocher. Vous contrôlez les premières opérations après changement afin de vérifier que le chiffre d’affaires n’intègre plus deux fois une même livraison.
Votre prochaine étape
- Circuit de vente
- Exemples de doublons
- Références de facture
- Règle validée avec le cabinet
Exemples pédagogiques, sans résultat garanti. Les décisions comptables, fiscales, sociales ou juridiques doivent être vérifiées sur votre dossier avec le professionnel compétent.